Décompte du temps de travail : quelles obligations pour l’employeur ?

Informations juridiques et conventionnelles vérifiées au 24 septembre 2026.

Décompter correctement le temps de travail ne consiste pas seulement à vérifier si un salarié dépasse 35 heures par semaine. L’employeur doit identifier les périodes constituant du travail effectif, suivre les horaires réellement accomplis et contrôler le respect des durées maximales, des pauses et des repos.

Le mode de suivi dépend notamment de l’organisation retenue dans l’entreprise : horaire collectif identique pour les salariés ou horaires individualisés ou différents. Un décompte fiable est également indispensable pour calculer les heures supplémentaires et pouvoir justifier les horaires en cas de litige.

Quelles heures doivent réellement être comptabilisées ? Comment enregistrer les horaires ? Quelle semaine retenir pour calculer les heures supplémentaires ? Et combien de temps faut-il conserver les relevés ?

Qu’est-ce que le temps de travail effectif ?

Le Code du travail définit le temps de travail effectif comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur, se conforme à ses directives et ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles. Légifrance

Le temps passé physiquement dans l’entreprise n’est donc pas nécessairement intégralement du temps de travail effectif. À l’inverse, certaines périodes accomplies en dehors des locaux peuvent devoir être comptabilisées lorsque les critères légaux sont réunis.

Cette qualification est essentielle car elle sert notamment à déterminer :

• le nombre d’heures à rémunérer ;
• les éventuelles heures supplémentaires ;
• le respect des durées maximales quotidiennes et hebdomadaires ;
• le respect des temps de repos.

Comment décompter un horaire collectif ?

Lorsque tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur établit cet horaire en précisant les heures de début et de fin de chaque période de travail.

L’horaire collectif doit être daté, signé et affiché de manière lisible dans les lieux auxquels il s’applique. Toute modification doit également être affichée avant son entrée en vigueur. Légifrance

Dans cette organisation, l’horaire collectif constitue la référence. Il ne dispense toutefois pas l’employeur de contrôler les dépassements, les heures supplémentaires ou les situations dans lesquelles un salarié travaille exceptionnellement en dehors de cet horaire.

Comment décompter des horaires individuels ?

Lorsque les salariés d’un même atelier, service ou d’une même équipe ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif, le suivi doit être individualisé.

L’article D. 3171-8 du Code du travail impose alors :

• un décompte quotidien, par enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par relevé du nombre d’heures accomplies ;
• un récapitulatif hebdomadaire du nombre d’heures accomplies par chaque salarié.

La réglementation n’impose pas un outil unique : badgeuse, logiciel de gestion des temps, relevé électronique ou autre moyen peuvent être utilisés, sous réserve de permettre un suivi suffisamment précis. Légifrance

Et pour les salariés en forfait jours ?

Les salariés en forfait annuel en jours ne font pas l’objet d’un décompte horaire classique. Leur durée du travail est décomptée chaque année par récapitulation du nombre de journées ou demi-journées travaillées.

L’employeur doit néanmoins assurer le suivi de la charge de travail et le respect des repos applicables.

Quelle semaine retenir pour les heures supplémentaires ?

Pour un salarié à temps complet, la durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine. Les heures accomplies au-delà de cette durée constituent en principe des heures supplémentaires. Légifrance

Les heures supplémentaires se décomptent par semaine.

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, un accord de branche peut définir une période de sept jours consécutifs constituant la semaine.

À défaut d’une telle disposition, la semaine commence le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures.

Quelles sont les durées maximales de travail ?

La durée légale de 35 heures n’est pas une durée maximale. Un salarié peut travailler au-delà, notamment en accomplissant des heures supplémentaires, à condition que les limites maximales soient respectées.

Ces limites résultent notamment des articles L. 3121-18 à L. 3121-25 du Code du travail. Légifrance

Des règles particulières, souvent plus protectrices, s’appliquent notamment aux salariés mineurs. Elles doivent être vérifiées séparément lorsqu’un jeune travailleur est employé.

Quelles pauses et quels repos respecter ?

Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, le salarié bénéficie d’une pause minimale de 20 minutes consécutives. Un accord collectif peut prévoir une pause plus longue.

Le salarié bénéficie également, en principe, d’un repos quotidien minimal de 11 heures consécutives.

Le repos hebdomadaire est d’au moins 24 heures consécutives auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit normalement 35 heures consécutives. Il est par ailleurs interdit de faire travailler un même salarié plus de six jours par semaine. Légifrance

Comment traiter les trajets, pauses et astreintes ?

Toutes les périodes entourant la journée de travail ne sont pas automatiquement assimilées à du travail effectif.

• Pause ou repas : ils constituent du travail effectif si le salarié reste à la disposition de l’employeur, doit suivre ses directives et ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles.
• Trajet domicile-travail : le temps de déplacement professionnel pour rejoindre le lieu d’exécution du contrat n’est pas, en principe, du temps de travail effectif.
• Déplacement dépassant le trajet habituel : le dépassement doit donner lieu à une contrepartie en repos ou financière.
• Astreinte : la période d’astreinte elle-même n’est pas intégralement du travail effectif, mais la durée des interventions l’est.

Le traitement dépend donc de la situation réelle et pas seulement du nom donné à la période dans le planning. Légifrance

Combien de temps conserver les décomptes ?

L’employeur doit tenir à la disposition de l’inspection du travail les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié pendant une durée d’au moins un an.

Pour les salariés en forfait jours, les documents permettant de comptabiliser les journées ou demi-journées travaillées doivent être conservés pendant trois ans.

Ces durées correspondent aux obligations de mise à disposition prévues par le Code du travail. Une conservation plus longue peut néanmoins être pertinente pour sécuriser l’entreprise au regard d’autres obligations ou d’un éventuel contentieux.

Que se passe-t-il en cas de litige sur les heures ?

En cas de litige portant sur l’existence ou le nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur doit fournir au juge les éléments permettant de justifier les horaires effectivement réalisés.

Le salarié présente de son côté les éléments soutenant sa demande. Le juge forme ensuite sa conviction à partir des éléments produits par les deux parties.

Lorsque le décompte repose sur un système d’enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable. Légifrance

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Le suivi du temps de travail constitue une donnée essentielle de la paie : il conditionne le calcul des heures supplémentaires, le contrôle des durées maximales et la fiabilité des variables transmises chaque mois.

CYCLO RH peut prendre en charge l’externalisation de la paie de votre entreprise et sécuriser le traitement des heures et des variables de temps.

Un audit et contrôle de paie permet également de vérifier les décomptes, les heures supplémentaires et leur cohérence avec les bulletins.

FAQ – Décompte du temps de travail

L’employeur doit-il obligatoirement utiliser une badgeuse ?

Non. La réglementation n’impose pas un outil déterminé. Le système choisi doit toutefois permettre d’effectuer les décomptes requis et d’établir des éléments suffisamment fiables.

Les heures supplémentaires se calculent-elles toujours du lundi au dimanche ?

Non. Un accord collectif peut définir une autre période de sept jours consécutifs. À défaut, la semaine s’étend du lundi à 0 heure au dimanche à 24 heures.

35 heures constituent-elles la durée maximale hebdomadaire ?

Non. Les 35 heures correspondent à la durée légale des salariés à temps complet et au seuil de déclenchement des heures supplémentaires. Les durées maximales sont distinctes.

Une pause déjeuner doit-elle être comptée comme du travail ?

Pas systématiquement. Elle constitue du travail effectif lorsque le salarié reste à la disposition de l’employeur, suit ses directives et ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles.

Combien de temps faut-il conserver les relevés d’heures ?

Les documents permettant de comptabiliser les heures doivent être tenus à disposition de l’inspection du travail pendant au moins un an. Des durées différentes existent pour certaines situations, notamment les forfaits en jours.

Qui doit prouver les heures supplémentaires en cas de litige ?

Le salarié et l’employeur produisent chacun des éléments. L’employeur doit notamment être en mesure de justifier les horaires effectivement réalisés, puis le juge apprécie l’ensemble des éléments qui lui sont soumis.