Conformité RH : les obligations essentielles de l’employeur

Informations juridiques et conventionnelles vérifiées au 24 septembre 2026.

Embaucher un premier salarié entraîne immédiatement de nombreuses obligations RH. Déclaration préalable à l’embauche, informations contractuelles, registre du personnel, santé au travail ou encore prévention des risques : ces formalités ne concernent pas uniquement les grandes entreprises.

Pour une TPE ou une PME, la difficulté consiste surtout à identifier les obligations applicables dès la première embauche, celles qui dépendent de la situation du salarié et celles qui apparaissent lors du franchissement de certains seuils d’effectif.

Quels documents faut-il préparer à l’embauche ? Quand réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ? Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) est-il obligatoire avec un seul salarié ? À partir de quel effectif faut-il mettre en place un comité social et économique (CSE) ou un règlement intérieur ? Voici les principaux points de conformité RH à contrôler.

Quelles obligations RH s’appliquent selon l’effectif ?

La conformité sociale ne commence pas à 10, 20 ou 50 salariés. Plusieurs obligations apparaissent dès la première embauche, tandis que d’autres sont déclenchées par le franchissement d’un seuil d’effectif.

Cette liste n’est donc pas exhaustive. La convention collective, l’activité exercée, les risques professionnels, les contrats utilisés ou la situation individuelle des salariés peuvent créer des obligations supplémentaires.

Vérifier la convention collective applicable

Avant même de rédiger un contrat ou de paramétrer la paie, l’employeur doit identifier la convention collective applicable à son entreprise lorsqu’elle relève d’un champ conventionnel.

La convention collective est en principe déterminée par l’activité principale réellement exercée par l’entreprise. Elle peut fixer des règles particulières concernant notamment les classifications, salaires minima, périodes d’essai, primes, congés, préavis ou régimes de protection sociale complémentaire. Service Public

L’intitulé de la convention collective applicable doit également figurer sur le bulletin de paie et les salariés doivent être informés des textes conventionnels qui leur sont applicables.

Formaliser correctement l’embauche

Un CDI à temps plein peut, en principe, être conclu sans écrit. En revanche, un contrat écrit est notamment obligatoire pour un CDD ou un CDI à temps partiel. Une convention collective peut également imposer des formalités supplémentaires.

Indépendamment de cette distinction, l’employeur doit remettre au salarié les informations principales relatives à la relation de travail. Certaines doivent être communiquées au plus tard dans les 7 jours calendaires suivant l’embauche et les autres au plus tard dans le mois. Elles portent notamment sur le poste, le lieu de travail, la rémunération, la durée du travail, la période d’essai et les textes conventionnels applicables. Ministère du Travail

Dans la pratique, la rédaction d’un contrat écrit reste fortement recommandée pour un CDI à temps plein. Elle permet de formaliser clairement les éléments essentiels de la relation de travail et les éventuelles clauses particulières.

Effectuer la DPAE avant la prise de poste

L’embauche doit être déclarée au moyen de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

La déclaration doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai. Elle peut être réalisée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date d’embauche. Urssaf

La DPAE permet notamment d’accomplir plusieurs formalités liées à l’immatriculation du salarié et de l’employeur, à l’assurance chômage et au suivi par le service de prévention et de santé au travail.

L’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions propres à cette formalité. Par ailleurs, l’omission intentionnelle de cette déclaration peut caractériser une dissimulation d’emploi salarié et relever du travail dissimulé.

Tenir le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être tenu dès l’embauche du premier salarié, sous réserve de certains dispositifs particuliers.

Les salariés doivent y être inscrits dans l’ordre des embauches. Le registre comprend notamment leur identité, leurs dates d’entrée et de sortie ainsi que certaines mentions relatives au contrat et à leur situation. Les stagiaires sont également inscrits dans une partie spécifique du registre. Ministère du Travail

Les mentions doivent être conservées pendant 5 ans à compter du départ de la personne concernée. Le registre peut être tenu sous forme papier ou informatique à condition de respecter les garanties requises.

Un registre absent, incomplet ou comportant des mentions erronées peut donner lieu à une contravention appliquée pour chaque salarié concerné.

Évaluer les risques avec le DUERP

Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) constitue un autre point majeur de conformité souvent sous-estimé dans les petites entreprises.

L’évaluation des risques professionnels est obligatoire et ses résultats doivent être retranscrits dans le DUERP. Cette obligation s’applique dès l’embauche du premier salarié. Ministère du Travail

Le document doit identifier les risques auxquels les travailleurs sont exposés et servir de base aux mesures de prévention à mettre en œuvre.

Dans les entreprises d’au moins 11 salariés, le DUERP doit notamment être mis à jour au moins une fois par an. Quel que soit l’effectif, une mise à jour est également nécessaire lorsqu’un aménagement important modifie les conditions de santé ou de sécurité ou lorsqu’une nouvelle information sur un risque est portée à la connaissance de l’employeur.

Organiser le suivi par le service de santé au travail

L’employeur doit également assurer le suivi de l’état de santé de ses salariés. Les entreprises concernées doivent adhérer ou organiser un service de prévention et de santé au travail (SPST), encore couramment appelé « médecine du travail ».

Pour une entreprise de moins de 500 salariés, l’employeur adhère en principe à un service de prévention et de santé au travail interentreprises. Service Public

Dans le cas général, le salarié bénéficie d’une visite d’information et de prévention (VIP) dans les 3 mois suivant sa prise de poste. Certaines catégories de travailleurs bénéficient toutefois d’un suivi adapté ou renforcé et certaines visites doivent intervenir avant l’affectation au poste.

Une nouvelle VIP n’est pas toujours nécessaire lorsqu’une visite antérieure répond aux conditions permettant une dispense. Il faut donc examiner la situation individuelle du salarié plutôt que d’appliquer une règle uniforme à toutes les embauches.

Informer correctement les salariés

La conformité RH passe également par différentes obligations d’affichage ou d’information des salariés.

Selon les informations concernées, la communication doit être réalisée par affichage ou peut être effectuée par tout moyen permettant aux salariés d’en prendre connaissance.

Parmi les informations à vérifier figurent notamment :

• les coordonnées de l’inspection du travail et du service de prévention et de santé au travail ;
• les services de secours ;
• les horaires collectifs lorsqu’ils sont applicables ;
• les modalités de consultation de la convention collective ;
• certaines informations relatives au harcèlement, aux discriminations et à l’égalité professionnelle ;
• les consignes de sécurité et d’incendie lorsque la réglementation l’exige.

Le contenu exact dépend notamment de l’effectif, des locaux et de l’activité de l’entreprise. Le ministère du Travail regroupe ces obligations parmi les formalités à contrôler lors de l’embauche et de l’emploi des salariés. Ministère du Travail

Anticiper les seuils de 11 et 50 salariés

La croissance de l’effectif fait apparaître de nouvelles obligations. Deux seuils sont particulièrement structurants pour les TPE et PME.

À partir de 11 salariés : le CSE

Un comité social et économique (CSE) doit être mis en place lorsque l’entreprise compte au moins 11 salariés et que ce seuil a été atteint pendant 12 mois consécutifs. Légifrance

L’employeur doit alors organiser le processus électoral selon les règles applicables. L’absence de candidat ne permet pas simplement d’abandonner la procédure : les formalités prévues doivent être respectées et, lorsque nécessaire, un procès-verbal de carence doit être établi.

À partir de 50 salariés : le règlement intérieur

L’établissement d’un règlement intérieur devient obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés. L’obligation s’applique au terme du délai prévu après le franchissement du seuil. Légifrance

Le règlement intérieur traite principalement de santé, de sécurité et de discipline. Sa mise en place ne se limite pas à sa rédaction : consultation du CSE, publicité, dépôt et transmission à l’inspection du travail doivent notamment être respectés.

Quels contrôles RH mettre en place régulièrement ?

La conformité RH ne se contrôle pas uniquement lors de la première embauche. Les dossiers doivent évoluer avec les salariés et l’entreprise.

• À chaque embauche : vérifier le droit au travail le cas échéant, la convention collective, le contrat, la classification, la DPAE, le registre et les formalités de santé au travail.
• À chaque changement de situation : vérifier si un avenant, une modification du paramétrage de paie ou une mise à jour des documents internes est nécessaire.
• Lors d’une évolution de l’activité ou des locaux : réexaminer les risques professionnels et le DUERP.
• Lors d’un changement d’effectif : contrôler les obligations déclenchées par les seuils sociaux.
• Régulièrement : vérifier les affichages et informations, la convention collective, les minima conventionnels, les régimes de protection sociale et les paramétrages de paie.

Une procédure simple d’entrée, de suivi et de sortie des salariés permet de réduire les oublis et de conserver une traçabilité des formalités réalisées.

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Les obligations liées à l’emploi d’un salarié ne se limitent pas à la production du bulletin de paie. Contrats, formalités d’embauche, suivi administratif, convention collective et données sociales doivent rester cohérents tout au long de la relation de travail.

CYCLO RH peut prendre en charge l’externalisation de votre gestion sociale afin de vous accompagner dans le suivi administratif de vos salariés et des principales formalités associées.

Pour les embauches et les modifications de la relation de travail, CYCLO RH intervient également sur la rédaction des contrats de travail et des avenants.

FAQ – Conformité et obligations RH

Quelles obligations RH s’appliquent dès le premier salarié ?

Dès la première embauche, l’employeur doit notamment réaliser la DPAE, communiquer les informations relatives à la relation de travail, tenir le registre unique du personnel, évaluer les risques dans le DUERP, organiser le suivi de santé au travail et respecter les obligations d’information des salariés.

Un contrat de travail écrit est-il toujours obligatoire ?

Non. Un CDI à temps plein peut en principe être conclu sans contrat écrit. Un écrit est en revanche obligatoire dans plusieurs situations, notamment pour un CDD ou un contrat à temps partiel. La convention collective peut également imposer certaines formalités.

Quand faut-il effectuer la DPAE ?

La DPAE doit être transmise avant la prise de poste du salarié ou le début de sa période d’essai. Elle peut être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche.

Le DUERP est-il obligatoire avec un seul salarié ?

Oui. Dès lors qu’une entreprise emploie un salarié, elle doit évaluer les risques professionnels et retranscrire les résultats de cette évaluation dans le DUERP.

À partir de combien de salariés faut-il un CSE ?

Le CSE doit être mis en place lorsque l’entreprise atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs.

À partir de combien de salariés le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements comptant au moins 50 salariés, selon les règles de franchissement de seuil prévues par le Code du travail.

La médecine du travail est-elle obligatoire dans une TPE ?

Oui. La petite taille de l’entreprise ne dispense pas l’employeur d’organiser le suivi de santé de ses salariés. Une TPE adhère généralement à un service de prévention et de santé au travail interentreprises.